Privacybeleid en cookieverklaring

Privacyverklaring Kracht Salarisadministratie

Kracht Salarisadministratie verzorgt de salarisadministratie voor werkgevers en administratie- en accountantskantoren en adviseert op het gebied van salarisadministratie. Om de bedrijfsactiviteiten goed te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken. In deze privacyverklaring informeert Kracht Salarisadministratie u over het verwerken van persoonsgegevens van betrokkenen en gebruikers van de website www.krachtsalarisadministratie.nl

 

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

Naam: Kracht Salarisadministratie
Adres:  Spaarnelaan 6, 5101 VH Dongen
Contactpersoon: John Jorissen
Telefoon: 06-28160375
E-mail: kracht@krachtsalarisadministratie.nl

 

  1. Persoonsgegevens die mogelijk verwerkt worden

Kracht Salarisadministratie verwerkt verschillende typen persoonsgegevens, onder andere afhankelijk van de categorie betrokkenen. Per categorie wordt hieronder aangegeven welke persoonsgegevens Kracht Salarisadministratie mogelijk verwerkt.

Klanten en hun klante, adviseurs en overige betrokkenen):

  • Handelsnaam (eenmanszaken en VOF’s);
  • Adresgegevens bedrijf (eenmanszaken en VOF’s);
  • KvK nummer (eenmanszaken en VOF’s);
  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens privé;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
  • E-mailadressen;
  • Functie;
  • Gegevens met het oog op handeling van de zaak, zoals persoonsgegevens over de wederpartij, hun medewerkers en/of klanten;
  • Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer; en
  • Klantnummer, offertenummer en factuurnummer (eenmanszaken en VOF’s).

 

Werknemers van Kracht Salarisadministratie en werknemers van klanten:

  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
  • E-mailadressen;
  • Bankrekeningnummer;
  • Functie; en
  • Arbeidsvoorwaarden zoals fiscaal loon, p

 

Sollicitanten:

  • Contactgegevens van de sollicitant, zoals voor- en achternaam, geslacht, leeftijd/geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer; en
  • Curriculum vitae en motivatiebrief en de persoonsgegevens die hieruit relevant zijn, zoals eerdere functies, salaris, beoordelingen en opleidingen.

 

Bezoekers van de website:

  • Contactgegevens die worden ingevuld via het contactformulier zoals voor- en achternaam,
    e-mailadres, telefoonnummer en verdere in het formulier achtergelaten persoonsgegevens;
  • IP-adres en gegevens over uw online activiteit: bijvoorbeeld uw online interactie met de website, locatie en IP-adres (zie hiervoor onze Cookieverklaring).

 

  1. Redenen voor verwerking persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt doordat u Kracht Salarisadministratie hiervoor toestemming geeft, u gebruikt maakt van de diensten van Kracht Salarisadministratie en/of omdat op Kracht Salarisadministratie een wettelijke verplichting rust deze gegevens te verwerken.

In sommige gevallen heeft Kracht Salarisadministratie een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in het belang van de eigen bedrijfsvoering, bewijspositie en rechtspositie te bewaken en waarborgen. Kracht Salarisadministratie zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om het doel te bereiken en haar gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

De persoonsgegevens die Kracht Salarisadministratie verwerkt heeft zij van uzelf verkregen, van externe adviseurs, andere betrokkenen of uit openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK, het Kadaster of andere openbare bronnen.

 

  1. Verwerkingsdoelen, grondslagen en bewaartermijnen

Hieronder wordt beschreven wanneer Kracht Salarisadministratie persoonsgegevens verwerkt, wat de grondslag is voor deze verwerkingen en hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden.

 

Contact

Indien u contact hebt opgenomen met Kracht Salarisadministratie via het contactformulier op de website, per telefoon, per e-mail of via WhatsApp, dan ontvangt Kracht Salarisadministratie persoonsgegevens van u. Deze worden verwerkt om te reageren op uw bericht.

Grondslagen: Toestemming en gerechtvaardigd belang. Het is in het belang van Kracht Salarisadministratie om te weten wanneer er voor het laatst contact is geweest en hoe dit contact is verlopen.
Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar.

 

Offerte versturen

Verzoekt u om een offerte, dan worden uw persoonsgegevens verwerkt om een offerte aan u te richten.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

 

Agendabeheer

Kracht Salarisadministratie heeft uw persoonsgegevens nodig om met u een afspraak in te plannen.

Grondslag: Toestemming, uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: Geen bepaalde termijn, maar niet langer dan strikt noodzakelijk.

 

Klanten adviseren

Indien u Kracht Salarisadministratie om advies vraagt, worden uw persoonsgegevens bewaard in een digitaal en fysiek klantdossier.

Grondslag:  Uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

 

Salarisadministratie uitvoeren voor (klanten van) klanten

Indien Kracht Salarisadministratie de salarisadministratie uitvoert voor (klanten van) haar klanten, verwerkt zij persoonsgegevens van de werknemers van deze klanten.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

 

Debiteuren- en crediteurenadministratie voeren

Kracht Salarisadministratie verstuurt facturen naar haar klanten en verwerkt betalingen. Kracht Salarisadministratie is verplicht de facturen en betalingen te bewaren in de administratie. Daarnaast verricht Kracht Salarisadministratie zelf betalingen waarbij zij persoonsgegevens verwerkt.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

 

Relatieonderhoud

Kracht Salarisadministratie verstuurt wel eens relatiegeschenken naar klanten of relaties.

Grondslag: Toestemming.
Bewaartermijn: Totdat de klant/relatie aangeeft dat hij/zij hier geen behoefte aan heeft.

 

Sollicitatieproces

Voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers verwerkt Kracht Salarisadministratie persoonsgegevens.

Grondslag: Toestemming.
Bewaartermijn: Bij afwijzing worden de persoonsgegevens binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft aan Kracht Salarisadministratie om deze gegevens te bewaren tot een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.

 

  1. Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

In sommige situaties bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken aan Kracht Salarisadministratie. Dit moet bijvoorbeeld Kracht Salarisadministratie persoonsgegevens moet verwerken op grond van een wettelijke verplichting of om een overeenkomst te kunnen nakomen. Indien u weigert om de benodigde persoonsgegevens te verstrekken, zal Kracht Salarisadministratie u informeren over de gevolgen hiervan. Daarbij geldt dat Kracht Salarisadministratie hier consequenties aan kan verbinden, zoals het weigeren of stopzetten van de opdracht of samenwerking.

 

  1. Ontvangers van uw persoonsgegevens

Kracht Salarisadministratie zal uw persoonsgegevens slechts verstrekken aan derden wanneer zij daartoe contractueel of wettelijk verplicht is of wanneer dat noodzakelijk is om haar dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen. Wanneer Kracht Salarisadministratie uw gegevens doorgeeft aan derde partijen, gebeurt dit zorgvuldig met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen. Kracht Salarisadministratie zal in geen geval uw persoonsgegevens verkopen aan derden.

 

Uw gegevens worden (mogelijk) gedeeld met de volgende derden:

  • Website hosting
  • Website software
  • E-mailserver
  • CRM-systeem
  • Door Kracht Salarisadministratie ingeschakelde samenwerkingspartijen
  • Belastingdienst
  • Boekhoudsysteem
  • Boekhouder
  • Betaaldiensten
  • Bezorgdiensten

Indien een partij die persoonsgegevens van Kracht Salarisadministratie ontvangt de rol van verwerker heeft, dan heeft Kracht Salarisadministratie met deze verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Ingevolge een (sub)verwerkersovereenkomst worden op eventuele subverwerkers vergelijkbare verplichtingen opgelegd als die die voor verwerkers gelden. Derden die van Kracht Salarisadministratie persoonsgegevens ontvangen kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Kracht Salarisadministratie is in dat geval niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking door deze derden.

 

Uw persoonsgegevens worden in beginsel alleen verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

 

  1. Toegang tot uw persoonsgegevens en beveiliging

Kracht Salarisadministratie neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Kracht Salarisadministratie maakt gebruik van de beveiligde omgeving Van Spaendonk. Hierin worden de persoonsgegevens verwerkt. Kracht Salarisadministratie beveiligt de gegevens onder andere door SSL-encryptie (Secure Sockets Layer) waardoor data niet leesbaar zijn voor derden die onrechtmatig toegang proberen te verkrijgen. Bovendien logt een medewerker van Kracht Salarisadministratie nooit in op een onbeveiligd netwerk. Fysieke klantdossiers worden bewaard in een afsluitbare kast op het afsluitbare kantoor van Kracht Salarisadministratie.

 

  1. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Op grond van de AVG hebt u rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • Het recht op inzage;
  • Het recht op rectificatie;
  • Het recht om vergeten te worden;
  • Het recht op beperking van de verwerking;
  • Het recht om uw toestemming voor een verwerking in te trekken;
  • Het recht bezwaar te maken tegen een verwerking;
  • Het recht op overdraagbaarheid van gegevens.Indien u een beroep wil doen op een van deze rechten, neem dan contact op via kracht@krachtsalarisadministratie.nl. Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Kracht Salarisadministratie niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van deze rechten. Hierover wordt u in dat geval geïnformeerd. Van belang is dat het intrekken van uw toestemming voor een verwerking of het bezwaar maken tegen een verwerking geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de verwerking van persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming of het maken van bezwaar. Naast de hierboven genoemde rechten hebt u het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Kracht Salarisadministratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

  1. Wijzigingen in de privacyverklaring

Kracht Salarisadministratie behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen.

 

Cookieverklaring Kracht Salarisadministratie

Kracht Salarisadministratie maakt voor haar website gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan een website wordt geplaatst op de harde schijf van uw computer, tablet, mobiel of ander elektronisch apparaat. Een cookie bevat gegevens zodat u als bezoeker kan worden herkend en uw gebruik van de website kan worden geanalyseerd, telkens als u de website bezoekt.

Functionele cookies
Deze cookies plaatst Kracht Salarisadministratie om de website goed te laten werken. Zonder deze noodzakelijke cookies kan de website niet goed functioneren. Daarom heeft Kracht Salarisadministratie geen toestemming nodig voor het plaatsen van deze cookies.

Functionele cookies worden bewaard voor de duur van de browsersessie. Deze cookie worden tijdelijk geplaatst en automatisch van uw computer of ander elektronisch apparaat verwijderd nadat u het bezoek aan de website van Kracht Salarisadministratie hebt beëindigd en de browser hebt afgesloten.

Analytische cookies
Kracht Salarisadministratie gebruikt analytische cookies om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Deze cookies houden bijvoorbeeld bij hoe vaak de website wordt bezocht, hoe vaak een pagina wordt bezocht en uit welke regio de websitebezoekers voornamelijk komen. Op basis van die informatie kan Kracht Salarisadministratie de website verbeteren. Analytische cookies kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Daarom is uw toestemming vereist voor het gebruik van deze cookies.

Voor de analytische diensten maakt Kracht Salarisadministratie gebruik van Google Analytics. Kracht Salarisadministratie gebruikt deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google Analytics plaatst een permanente cookie om uw webbrowser te identificeren. Hierdoor worden uw gegevens gedeeld met Google. Kracht Salarisadministratie deelt alleen gegevens met Google die zij op basis van de AVG met Google mag delen. Kracht Salarisadministratie gebruikt deze informatie met informatie van andere gebruikers van de website. Het is niet mogelijk om u als individu te kunnen identificeren, omdat er geen persoonlijke informatie of gegevens worden bijgehouden.

Kracht Salarisadministratie heeft Google geen toestemming gegeven om uw gegevens te delen met derden. U kunt voorkomen dat Google Analytics u herkent door de cookies uit te schakelen in uw browser. Google kan gegevens aan derden verschaffen indien Google daartoe wettelijk verplicht wordt. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google houdt zich aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit betekent dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Sociale media cookies
Kracht Salarisadministratie maakt geen gebruik van sociale media cookies.

Marketing cookies
Kracht Salarisadministratie maakt geen gebruik van marketing cookies.

Cookies uitschakelen en verwijderen
U kunt uzelf afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Ook kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.